Procedura de semnare a documentelor
Published:
Knowledge Base
Sistemul de ticketing al Departamentului Legal
Procedura de semnare a documentelor
Versiunea 1.0 · Iunie 2026
1. Notă informativă
Departamentul Legal gestionează procedura de semnare a documentelor. Instrumentul utilizat pentru semnătura electronică este Adobe e-Sign.
| ⚠️ Responsabilitate importantă |
| Dacă în task-ul creat nu este solicitată expres procedura de semnare prin Adobe e-Sign, sau nu este furnizată adresa de e-mail a semnatarului partenerului, atunci Departamentul Legal va trimite documentul exclusiv către semnatarul intern din grupul RebelDot. Persoana care a creat task-ul devine responsabilă de obținerea semnăturii și din partea celeilalte părți. |
2. Reguli generale
| ✓Departamentul Legal gestionează procedura de semnare prin Adobe e-Sign pentru toate documentele procesate prin sistemul de ticketing. |
| ✓Pentru ca un document să fie trimis la semnare către cealaltă parte, este obligatorie comunicarea adresei de e-mail a persoanei semnatare din partea acesteia, în corpul task-ului. |
| ✓Dacă adresa de e-mail a semnatarului extern nu este furnizată, documentul va fi trimis exclusiv către responsabilul de semnare intern din grupul de companii RebelDot. |
| ✓Solicitarea explicită a procedurii de semnare prin Departamentul Legal trebuie menționată clar în corpul task-ului. În lipsa acestei mențiuni, Departamentul Legal nu va iniția trimiterea la semnare externă. |
| ✓Persoana care creează task-ul este responsabilă de solicitarea procedurii de semnare. Dacă nu o solicită, va gestiona ea însăși semnarea documentului inclusiv din partea celeilalte părți. |
3. Înlocuire în caz de concediu / vacanță / imposibilitate semnare
În cazul în care unul dintre semnatarii competenți din grupul de companii RebelDot se află în imposibilitatea semnării documentelor ce îi revin, celălalt semnatar competent va semna documentul în locul său.
| Semnatari competenți |
| ✓Raluca-Ioana POP în calitate de CFO — pentru contractele cu prestatori de servicii non-software și orice alte documente / acte adiționale aferente, contracte de sponsorizare, comodat, împrumut etc. |
| ✓XYZ MANAGEMENT SERVICES SRL în calitate de administrator, prin Ciuleanu Tudor-Armand — pentru contractele de colaboratori cu activitate de dezvoltare software, marketing sau HR, intermediere etc. |
4. Pașii procedurii de semnare
Fluxul standard pentru semnarea unui document prin Adobe e-Sign este următorul:
|
1
|
Finalizarea documentului Departamentul Legal finalizează documentul și îl pregătește pentru semnare. |
|
2
|
Comunicarea adresei de e-mail a semnatarului extern Persoana care a creat task-ul furnizează adresa de e-mail a persoanei semnatare din partea celeilalte părți, dacă semnarea externă este necesară. |
|
3
|
Inițierea trimiterii prin Adobe e-Sign La solicitarea explicită din task, Departamentul Legal trimite documentul prin Adobe e-Sign către semnatarul intern RebelDot și, dacă adresa a fost furnizată, și către semnatarul extern. |
|
4
|
Semnarea documentului Semnatarii primesc documentul pe e-mail și îl semnează electronic prin Adobe e-Sign. Dacă un semnatar RebelDot este în concediu, celălalt semnatar competent preia semnarea. |
|
5
|
Confirmarea și arhivarea După semnarea de către toate părțile, Adobe e-Sign trimite automat o copie semnată tuturor semnatarilor. Documentul final este arhivat de Departamentul Legal. |
5. Responsabilități
| Cine | Ce face |
|---|---|
| 👤 Persoana care creează task-ul | Solicită explicit procedura de semnare în corpul task-ului. Furnizează adresa de e-mail a semnatarului extern. Dacă nu solicită, gestionează ea semnarea din partea celeilalte părți. |
| ⚖️ Departamentul Legal | Finalizează documentul, inițiază trimiterea prin Adobe e-Sign la solicitare, gestionează fluxul și arhivează documentul semnat. |
| ✏️ Semnatarul intern RebelDot | Semnează documentul prin Adobe e-Sign. În caz de concediu, semnarea este preluată de celălalt semnatar competent. |
| 🌎 Semnatarul extern (cealaltă parte) | Primește documentul pe e-mailul comunicat și îl semnează electronic prin Adobe e-Sign. |
6. Ce trebuie să incluzi în task pentru procedura de semnare
Dacă dorești ca Departamentul Legal să inițieze procedura de semnare prin Adobe e-Sign, asigură-te că task-ul conține:
| Checklist — informații necesare în task pentru semnare |
| ✓Menționarea explicită a solicitării: ex: «Vă rog să inițiați procedura de semnare prin Adobe e-Sign.» |
| ✓Adresa de e-mail a persoanei semnatare din partea celeilalte părți (dacă semnarea externă este necesară). |
| ✓Confirmare că documentul este în forma finală și poate fi trimis la semnare. |
| ⚠️ Atenție |
| Un task fără solicitare explicită de semnare va fi procesat fără a se iniția trimiterea la semnare externă. |
RebelDot — Departamentul Legal
Versiunea 1.0 · Iunie 2026
Versiunea 1.0 · Iunie 2026
